(一) 提出索赔要求
当出现索赔事项时,索赔方应在索赔事项发生后的28天内以书面信件正式发出索赔通知书,声明索赔权利。如果逾期再报,其索赔要求可能遭到拒绝。
(二)报送索赔资料和索赔报告
在正式提出索赔要求以后,索赔方应抓紧时间准备索赔资料,编写索赔报告,并在下一个28天以内正式提交索赔报告。如果索赔事项的影响是持续存在的,事态还在发展,则每隔28天报送一次补充资料。最后在索赔事项结束后的28天以内报送最终索赔报告,提出具体的索赔款额或工期延长天数。
(三)协商解决索赔问题
协商是指合同双方在自愿、互让互谅的基础上,按照工程项目的合同文件,通过友好谈判解决工程中产生的索赔问题,因此也被称为协商谈判。
(四)调解
当双方不能通过友好协商解决索赔问题时,可以按照施工合同专用条款的规定,请有关部门进行调解。调解人可以是双方都信耐的个人(工程技术专家、律师、估价师等),也可以是一个专门的组织(工程咨询或监理公司、工程管理公司、索赔争端评审组、合同争端评委会等等),调解人按照政策、法规及施工合同的规定,在划分各方责任的基础上提出解决方案。如果双方同意调解方案并签字,那么调解完成。
(五)诉讼
在双方和解不成,又没有仲裁协议的情况下,一方的当事人可以向有管辖权的法院提起诉讼。但是由于司法解决在当事人不服的情况下,可以再向上级法院提起上诉,这可能使索赔问题长期得不到解决,陷入旷日持久的诉讼中,花费大量的诉讼费用和时间。因此,当出现索赔问题时,应尽量避免通过诉讼解决。
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